Hulp nodig bij salarisadministratie?
Vergelijk gratis offertes en bespaar op de kosten!
Salarisadministratie opzetten
Het opzetten van een salarisadministratie is verplicht wanneer je medewerkers in dienst neemt. De drie belangrijkste onderdelen hiervan zijn de loonstaten, de loonstroken en de jaaropgave. De salarisadministratie moet goed geregeld worden, om problemen met je werknemers te voorkomen.
Op deze pagina vertellen we je hoe jij je salarisadministratie kan opzetten, zodat het bijhouden en aanpassen ervan heel gemakkelijk is. Je krijgt uitleg over de salarisadministratie, leest over je verplichtingen en we geven je handige tips voor als je zelf aan de slag wilt!
Salarisadministratie opzetten: de belangrijkste informatie op een rij
- De salarisadministratie bestaat uit de loonstaten, loonstroken en de jaaropgaven.
- Als je een salarisadministratie voor het eerst opzet dan meld jij je aan bij de belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingnummer die je gebruikt voor je aangifte.
- De verantwoordelijkheid van de loonadministratie ligt bij jou als werkgever.
- Als werkgever ben je verplicht een salarisadministratie te voeren en om loonheffingen in te houden. Ook ben je verplicht om loonstroken te sturen en aan het einde van het jaar ook een jaaropgave uit te geven.
Navigeer naar:
Salarisadministratie: uitleg onderdelen
In de salarisadministratie bewaar je allerlei gegevens met betrekking tot de loonstaten, loonstroken en jaaropgaves. Ook zorg je ervoor dat je loonheffing inhoudt op de salarissen van de werknemers, die je later zelf afdraagt aan de belastingdienst. Hierbij moet je ook rekening houden met loonheffingskortingen.
Hieronder vertellen we je over de belangrijkste onderdelen.
Loonstaten
De loonstaat is een compleet overzicht van de verdiensten van je medewerkers. Dit wordt ook wel de loonlijst genoemd. Behalve persoonlijke gegevens van de medewerker zelf, zoals het BSN-nummer, adres en bankrekening, vind je hier ook gegevens die belangrijk zijn voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen. Als je de salarisadministratie voor het eerst gaat opzetten, dan is het slim om een voorbeeld hiervan te downloaden. Deze vind je op de website van de belastingdienst.
Loonstroken
Bij het opzetten van de loonadministratie, zul je ook moeten beginnen met loonstroken. Een loonstrook is een maandelijks overzicht voor je werknemers, waarop een specificatie van het brutoloon staat, de toeslagen en loonheffing en het nettoloon. Je bent verplicht om loonstroken te sturen bij het eerste salaris én bij alle salarissen die afwijken van de vorige maand.
Let op: je bent verplicht om je werknemers een papieren versie van de loonstroken te sturen, tenzij je expliciet toestemming hebt om deze digitaal te versturen.
Jaaropgave
Aan het einde van het jaar is het tijd voor de jaaropgave. Hierop staan de verdiensten van het afgelopen jaar. Ook zet je op de jaaropgave een overzicht van alle belastingen en premies die zijn ingehouden op het salaris en de onbelaste vergoedingen (zoals een reiskostenvergoeding) die je aan je werkgever hebt uitbetaald. Je bent verplicht om de jaaropgave binnen een ‘redelijke termijn’ te verstrekken aan je werknemers. In de praktijk is dit vaak januari of februari van het volgende jaar.
Hulp nodig bij het opzetten van je salarisadministratie?
Vergelijk gratis offertes en vind snel een goedkope boekhouder in je regio!
Loonadministratie inrichten: werkwijze
Het bijhouden van de salarisadministratie moet zo gemakkelijk mogelijk zijn, dus het is belangrijk om hier bij het opzetten van de salarisadministratie rekening mee te houden. Alles bijhouden in losse Excel bestanden is mogelijk, maar het gebruik van een salarisadministratie programma of de hulp van een boekhouder is een stuk sneller.
Hieronder gaan we verder in op de werkwijze van het opzetten van je loonadministratie.
Meer informatie over:
Aanmelden bij de belastingdienst
Als je medewerkers in dienst krijgt wordt je inhoudingsplichtig: dat betekent dat jij loonheffingen inhoudt op het salaris van je medewerkers, en dit afdraagt aan de belastingdienst. Je betaalt de loonheffingen dus niet zelf.
Je meldt je aan als werkgever bij de belastingdienst: zij sturen je dan een loonheffingnummer: deze heb je nodig om aangifte van de loonheffingen te doen. Wil je meer weten over de loonheffingen? Op belastingdienst.nl vind je het handboek Loonheffingen 2021, waarin je alle informatie vindt.
Wie is verantwoordelijk voor de loonadministratie?
De verantwoordelijkheid van de loonadministratie ligt bij de werkgever. Er zijn verschillende manieren om deze op te zetten. Je kunt zelf werknemers in dienst nemen voor de salarisadministratie of je kunt de loonadministratie zelf doen. Bij grotere bedrijven gebeurt het vaak dat er salarisadministrateur in dienst wordt genomen, maar je kunt er eventueel ook voor kiezen om een boekhouder in te schakelen voor je loonadministratie. Welke optie voor jou de beste keuze is, hangt af van je voorkeuren, de omvang van je onderneming en het aantal medewerkers.
Hoe ga je de salarisadministratie vastleggen?
Er zijn verschillende manieren om je salarisadministratie op te zetten. Eén van de goedkoopste opties is Excel: wel is het noodzakelijk dat je ervaring hebt met Excel, want je zult zelf alle berekeningen moeten toevoegen.
Heb je weinig ervaring met Excel of zie je dit niet zitten, dan kun je ook gebruik maken van een boekhoudsoftware of zelfs een online boekhoudprogramma. Deze maken het opzetten en inrichten van je salarisadministratie heel eenvoudig, omdat je alleen de gegevens hoeft in te vullen. Alles wordt voor je berekend!
Controle door boekhouder of accountant
Wil je zeker weten dat jouw loonadministratie helemaal op orde is, dan is het slim om dit te laten controleren door een boekhouder of accountant: zeker als je net begint met je salarisadministratie. Hij controleert of je salarisadministratie na het opzetten voldoet aan alle eisen en verplichtingen, of je genoeg loonheffing inhoudt en of je geen gegevens op de loonstroken of jaaropgave vergeet!
Welke verplichtingen heeft een werkgever?
Als je werknemers in dienst neemt dan ben je als werkgever verplicht een salarisadministratie bij te houden. Ook ben je verplicht om loonheffing in te houden, loonstroken te versturen en om een jaaropgave te maken. Betaal je de lonen te laat uit? Houd er rekening mee dat werknemers al na 4 dagen uitstel recht hebben op 5% verhoging. Je bent dus ook verplicht om de salarissen op tijd over te maken.
Dit zijn de verplichtingen voor jou als werknemer:
- Je bent verplicht een salarisadministratie te voeren.
- Je bent verplicht loonheffingen in te houden.
- Het is verplicht om een loonstrook te sturen bij het eerste salaris en bij elk salaris dat afwijkt van de voorgaande maand.
- Je moet je werkgevers een papieren loonstrook toesturen, tenzij zij expliciet toestemming geven voor een digitale kopie.
- Het is verplicht om de jaaropgave binnen een ‘redelijke termijn’ op te sturen na het einde van het jaar.
Bespaar tijd met het uitbesteden van je salarisadministratie!
Vind snel een boekhouder in jouw regio en bespaar tot wel 40% op de kostprijs!
Start gratis offerteaanvraag!Loonadministratie zelf doen of uitbesteden?
Het is mogelijk om je loonadministratie zelf te doen of dit uit te besteden aan een boekhouder. Welke optie de beste keuze is, hangt vooral af van jouw voorkeuren en de omvang van je bedrijf. Bij een klein aantal medewerkers is het bijvoorbeeld nog mogelijk om zelf je salarisadministratie te voeren, terwijl het bij een grote onderneming slim is om dit uit te besteden. Meer lezen over salarisadministratie uitbesteden? Kijk dan op deze pagina of hieronder!
Hieronder lees je meer over de mogelijkheden.
Kleine onderneming
Heb je een kleine onderneming met slechts een aantal medewerkers in dienst? Als je ervaring hebt met een salarisadministratie kun je ervoor kiezen om dit zelf te doen: hoe kleiner het aantal medewerkers, hoe minder tijd je hieraan kwijt bent.
Maar daar staat tegenover dat je wél tijd moet besteden aan de loonadministratie. Tijd is, zeker bij een kleine onderneming, geld: het is dus ook slim om het uit te besteden, zodat jij meer tijd overhoudt voor je eigen werkzaamheden. Je kunt er eventueel ook voor kiezen om de salarisadministratie te laten opzetten door een boekhouder, en deze daarna zelf bij te houden.
Middelgrote onderneming
Naarmate het aantal medewerkers stijgt, stijgt ook de tijd die je besteedt aan de loonadministratie. Immers: je moet voor elke medewerker apart loonstaten, loonstroken en jaaropgaves bijhouden. Hoewel het bij een middelgrote tot grote onderneming ook mogelijk is om een speciale afdeling in te huren voor de salarisadministratie, zien we dat grote bedrijven er ook regelmatig voor kiezen om een boekhouder in te huren.
Voordelen van salarisadministratie uitbesteden
Zie je het niet zitten om zelf je salarisadministratie op te zetten? Schakel dan hulp in van een ervaren boekhouder: je kiest zelf welke werkzaamheden je uitbesteedt. Alleen het opzetten van de salarisadministratie, of ook het bijhouden ervan?
De grootste voordelen van uitbesteden:
- Je bespaart veel tijd die je kunt steken in je eigen onderneming. Zeker bij kleine ondernemingen is dit praktisch, want tijd is geld.
- De loonadministratie is helemaal op orde en voldoet aan alle eisen. Je voorkomt problemen met je medewerkers en de belastingdienst.
- Je weet zeker dat de salarissen op tijd worden uitbetaald, en voorkomt zo dat je een wettelijke verhoging moet betalen.
Besparen? Vergelijk gratis offertes!
Moet jij een salarisadministratie opzetten, maar weet je niet waar je moet beginnen? Schakel dan een boekhouder in! Hij helpt met het inrichten van de administratie en kan eventueel de gehele financiële boekhouding op zich nemen. Op zoek naar een boekhouder in je eigen regio?
Start nu je gratis offerteaanvraag!
Je ontvangt hierna zo snel mogelijk de offertes van verschillende boekhouders in je regio. Kies het boekhoudkantoor met het beste aanbod, en je bespaart gemakkelijk tot wel 40% op de kostprijs. De offerteaanvraag is gratis en bovendien zonder verplichtingen, dus je zit nergens aan vast!