Op zoek naar een boekhouder?
Vergelijk gratis offertes en bespaar tot 40% op de kosten!
Wat is loonadministratie?
De loonadministratie is alle administratie rondom het salaris dat je uitbetaald aan je medewerkers en alle andere onderdelen van het loon. Bijvoorbeeld: alle declaraties, vergoedingen en ook inhoudingen die samen maandelijks het salaris vormen. Wanneer je medewerkers in dienst hebt is een loonadministratie verplicht.
Op deze pagina vind je het antwoord op de vraag: wat is de loonadministratie? Je leest hoe de loonadministratie eruitziet, waar je rekening mee moet houden én waarom een goede administratie zo belangrijk is!
Loonadministratie: korte samenvatting
- De loonadministratie bestaat uit: loonstrookjes, loonstaten en jaaropgaven.
- Bij de loonadministratie hoort ook het bijhouden van beloningen, reiskosten en andere regelingen.
- Een goede administratie is verplicht wanneer je medewerkers in dienst hebt.
Navigeer op deze pagina naar:
Hoe ziet een loonadministratie eruit?
In de loonadministratie vind je alle financiële én fiscale gegevens over de medewerkers binnen je bedrijf. De drie belangrijkste onderdelen van de loonadministratie zijn de loonstaten, loonstroken en jaaropgaven. Hoe groter je onderneming, des te complexer de loonadministratie is. Hieronder gaan we de belangrijkste onderdelen even bij langs.
1. Loonstaten
Als werkgever moet je voor elke medewerker een loonstaat invullen. De loonstaat is een formulier met alle gegevens die belangrijk zijn voor het berekenen van de loonbelasting en de premies werknemersverzekeringen. Je vindt op de website van de belastingdienst een model loonstaat die je hiervoor kan gebruiken. Je bent niet verplicht om dit voorbeeld te gebruiken, je mag ook je eigen loonstaten opstellen. Wel is het belangrijk dat je alle informatie hierop vermeld.
Op een loonstaat vind je onder andere de volgende informatie terug:
- Het loon in geld
- Eventueel loon in natura
- Eventuele fooien
- Reiskostenvergoedingen
- De verschuldigde loonbelasting
- Premies van verzekeringen
- De algemene NAW-gegevens van de medewerker
- BSN-nummer van de medewerker
2. Loonstroken
Elke medewerker ontvangt periodiek loonstroken met de uitbetaling van hun loon. Dit is een overzicht van het overgemaakte loon naar de medewerker. Je vindt hierop onder andere het aantal gewerkte (of de overeengekomen) uren en het bedrag in brutoloon. De medewerker vindt op de loonstrook ook de samenstelling van het loon wanneer er sprake is van een prestatiebeloning of andere vergoedingen, zoals een reiskosten- of thuiswerkvergoeding.
Op de loonstrook vind je in ieder geval de volgende informatie:
- De gewerkte uren
- Het tijdvak
- Het bruto- en nettoloon
- De samenstelling van het uitbetaalde salaris
- Minimumloon
- Onkostenvergoedingen
- Vakantierechten
- Ingehouden loonbelasting en sociale premies
- NAW gegevens en BSN-nummer van de medewerker
- Gegevens van de werkgever
3. Jaaropgaven
Aan het einde van het jaar verstuur je de jaaropgaven. Dit is de informatie die de belastingdienst ook wil hebben. De jaaropgave is eigenlijk een overzicht van alle salarisstroken het afgelopen jaar. Als werkgever stuur je de jaaropgaven naar de belastingdienst, in januari of februari.
Wat staat er op de jaaropgave?
In ieder geval het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen. Ook staat er op de jaaropgave hoeveel er is ingehouden voor de loonbelasting, de premie volksverzekeringen, het loon voor de zorgverzekeringswet, de verrekende loonheffingskorting en natuurlijk de NAW-gegevens en het BSN-nummer van de medewerker.
4. Eventuele andere beloningen en regelingen
Naast deze drie belangrijke onderdelen van de loonadministratie heb je ook nog te maken met eventuele andere beloningen en regelingen. Deze zijn verschillend per werkgever en kunnen ook nog eens per medewerker verschillen. Denk bijvoorbeeld eens aan reiskostenvergoeding die sommige medewerkers wel en sommige medewerkers niet ontvangen omdat ze dichtbij wonen. Of een eventuele prestatieregeling waarbij medewerkers een bonus krijgen bij bepaalde prestaties, zoals het binnenhalen van een nieuwe klant.
Deze en andere regelingen moeten per medewerker goed zijn vastgelegd. Ook is het belangrijk dat ze gewoon periodiek worden uitbetaald. Zou dat niet het geval zijn, dan riskeer je de goede relatie met je werkgevers.
Loonadministratie opzetten: waar moet je rekening mee houden?
Jij neemt mensen in dienst en wil de loonadministratie gaan opzetten. Hoe kun je dat het beste doen? Waar moet je allemaal rekening mee houden? Hieronder geven we je 4 belangrijke aandachtspunten om te onthouden bij het opzetten van je loonadministratie.
1. Hoe wil je de loonadministratie bijhouden?
Als eerste: vraag jezelf af hoe je de loonadministratie wil bijhouden. Dit kan op verschillende manieren. Met een kasboek, een online-programma of zelfs met een speciale loonadministratie software. Wanneer je voor het eerst medewerkers in dienst krijgt, lijkt het misschien gemakkelijk je eigen loonadministratie op te zetten, maar hoe meer medewerkers des te complexer je loonadministratie. In dat geval is het gebruik van een software met automatische berekeningen of een online programma juist heel fijn én tijdbesparend!
2. Ben je inhoudingsplichtig?
Het is slim om eerst uit te zoeken of je inhoudingsplichtig bent als je mensen in dienst neemt. Inhoudingsplichtig houdt in dat jij de loonbelasting en de premie volksverzekeringen inhoudt van het salaris van de medewerkers, en afdraagt aan de belastingdienst.
In principe ben je eigenlijk altijd inhoudingsplichtig als je medewerkers in dienst hebt die in Nederland werkzaam zijn. Een werkgever die geen loon meer betaalt of geen werknemers meer in dienst heeft, is pas niet meer inhoudingsplichtig.
3. Wie krijgt loonheffingskorting?
Als je medewerkers in dienst hebt, dan is de kans groot dat er personeel is met loonheffingskorting. Dit betekent dat zij korting krijgen op de belasting die ze moeten betalen. Medewerkers geven wanneer zij in dienst treden aan dat ze gebruik willen maken van de loonheffingskorting, dit mogen zij bij één werkgever aangeven.
De hoogte van de loonheffingskorting verschilt wel per persoon en is afhankelijk van het inkomen zelf. Je moet dit van tevoren dus goed berekenen zodat je niet in de problemen komt met de belastingdienst.
4. Hoe lang is de wettelijke bewaarplicht?
Je bent vanuit de belastingdienst verplicht om je administratie in ieder geval 7 jaar te bewaren. Dat betekent dat je tot 7 jaar later nog kunt laten zien hoeveel loon je hebt uitbetaald en hoeveel je hebt afgedragen aan de loonbelasting en premie volksverzekeringen. Houd je loonadministratie daarom goed op orde en bewaar deze het liefst online om ruimte in je kantoor te besparen!
Belang van een goede loonadministratie
Het bijhouden van een loonadministratie is in Nederland verplicht als je medewerkers in dienst hebt. Doe je dit niet, dan loop je het risico op grote problemen met de belastingdienst en die je wil je zoveel mogelijk voorkomen!
Het bijhouden van de loonadministratie heeft daarnaast nog een belangrijk voordeel. Zo weet je namelijk zeker dat al je medewerkers op tijd betaald worden. Ook dit is belangrijk, want wanneer je achterloopt kunnen medewerkers hun loon gaan opeisen. Voor elke dag dat je dan te laat bent komt er rente bij op! Met een goede loonadministratie voorkom je dus ook problemen met je medewerkers en behoud je een goede werkrelatie.
Hulp nodig met de loonadministratie? Vergelijk gratis offertes!
Heb jij nog hulp nodig met het uitvoeren van de loonadministratie? Als je een boekhouder inschakelt weet je zeker dat de salarisadministratie helemaal op orde is en voorkom je problemen met de belastingdienst en je medewerkers. Op zoek naar een boekhouder in de buurt?
Start nu je gratis offerteaanvraag!
Je ontvangt hierna zo snel mogelijk de prijzen van verschillende experts in je regio. Vergelijk op basis van prijs en aanbod en kies zo de boekhouder die het beste bij je past. De offerteaanvraag is gratis en verder helemaal vrijblijvend, dus je zit nergens aan vast.